Tijd besparen als ondernemer: 10 tips voor drukke solo ondernemers

24 januari 2019

Heb je ook weleens het gevoel dat je iedere dag tijd tekort komt om te doen wat je allemaal wilt doen in je bedrijf? Lees dan vooral verder. In dit artikel deel ik mijn tips om effectiever te werken en tijd te besparen. Tips die jou ook tijd besparen als ondernemer waardoor je meer tijd overhoudt voor andere dingen.

– laatst bijgewerkt 1 mei 2022 –

Hoe tijd besparen als ondernemer?

Ben jij nogal eens geneigd om je bedrijf voor te laten gaan waardoor sporten, hobby’s of vriendinnen erbij inschieten. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik wil vaak meer doen dan mogelijk is op een dag. Continu heb ik het gevoel dat er te weinig uren in een dag zetten. Je denkt al snel ‘nog even dit ene klusje doen’ en dan ben je zo weer een uur verder.

Als solo ondernemer heb je nogal wat taken op je bordje. Je bent je eigen baas en je eigen werknemer. Daarom probeer ik steeds manieren te zoeken om productiever te werken waardoor ik meer tijd overhoud om te sporten, paard te rijden of voor andere leuke dingen. Hieronder deel ik mijn tips. Misschien heb je er wat aan zodat jij je tijd ook slimmer inzet en meer gedaan krijgt op een dag.

1. Maak een to do lijst en houd je eraan

Iedere ochtend maak ik een to do list. Ik zet een kop thee en schrijf dan alle grote en kleine taken op die ik wil doen. En ik stop niet voordat ik deze allemaal gedaan heb. Het is zo’n fijn gevoel als je dingen van je lijst kunt afstrepen 😉 Wees wel realistisch wat je op een dag kunt doen. Bepaal 3 tot 5 belangrijke taken op een dag. In plaats van dat je ‘projext xyz’ op je lijst zet, deel je zo’n project op in kleinere taken. Schrijf dus specifieke taken op voor dit project. En houd je ook aan je to do lijst!

Dus als je een Facebook advertentie wil maken, verdeel dit dan in taken als: advertentie teksten maken, plaatjes zoeken of video’s opnemen, advertentie maken etc. Door een groot project te verdelen in kleinere taken ben je niet alleen productiever, maar is de kans ook veel kleiner dat je het uitstelt. Omdat je niet overweldigd wordt door een enorm project.

Maak dus een to do lijst en schrijf je taken op. Dit kun je gewoon op een velletje papier doen, in een papieren agenda, een Google agenda of gebruik een van deze handige tools.

2. Handel de snelle taken direct af

Als je klaar bent met je to do lijst, splits deze dan in twee delen. Je kunt dit gewoon markeren. Kijk welke taken je binnen een paar minuten kunt afhandelen. En welke taken meer tijd in beslag nemen. Verdeel je taken dus in:

Taken die minder dan 5 minuten in beslag nemen.
Belangrijke taken die meer tijd in beslag nemen.

Begin met de snelle taken die niet teveel tijd kosten. Handel deze direct af. Verstuur snel dat mailtje of pleeg dat telefoontje. Het geeft een goed gevoel als je deze taken van je lijst kunt afstrepen. Concentreer je en werk deze taken één voor één af. Dan heb je direct het gevoel dat je al lekker veel gedaan hebt!

Vervolgens bepaal je van de overige taken (die dus meer tijd in beslag nemen) wat de belangrijkste taken zijn. Plaats deze op volgorde van prioriteit. Je kunt deze ook markeren of er een cijfer bijzetten. Begin met je belangrijkste taak, ook als je dit niet leuk vindt.

Welke taak is het allerbelangrijkste en moet vandaag absoluut gebeuren? Je bent waarschijnlijk snel geneigd om de dingen die je niet leuk vindt uit te stellen. Maar ook die dingen moeten gewoon gebeuren.

3. Focus op een taak

Wat je ook doet, laat andere dingen je niet storen. Dat is het grootste geheim om tijd te besparen als ondernemer. Hierdoor werk je veel sneller én met een beter resultaat. Dus niet multi-tasken!

Richt je volledige aandacht op die ene taak waaraan je werkt. Een handig hulpmiddeltje is de ‘pomodoro techniek’ toepassen. Hiermee voorkom je uitstelgedrag en ben je minder afgeleid. Hoe werkt de pomodoro techniek?

Hiermee deel je al je taken op in sub taken die 25 minuten duren.
Vervolgens zet je de timer op 25 minuten en focus je je op een taak.
Daarna vink je de taak af en neem je 5 minuten pauze voordat je aan de volgende taak begint.
Als je 4 pomodoro’s klaar hebt neem je een langere pauze van 15 tot 25 minuten.

Door deze pomodoro techniek te gebruiken, ga je jouw brein trainen om te concentreren in blokken van 25 minuten. Schiet je opeens iets te binnen zoals dat telefoontje wat je nog moet plegen of de boodschap die je nog moet halen voor het avondeten? Noteer dit dan even en focus je direct weer op je ene taak. Werk dus in blokken van 25 minuten, niet korter en ook niet langer. Heb je taken die korter duren? Combineer dan 2 vergelijkbare taken in één pomodoro blok.

4. Controleer je email alleen op een vast tijdstip

Hoe vaak check jij je email? Waarschijnlijk vaker dan je denkt. Ik weet dat het belangrijk is om klanten zo snel mogelijk een antwoord te geven, maar als je ieder half uur je email checkt, kan dat heel erg afleiden. Zet je email notificaties dus uit.

Ik betrapte mezelf erop dat ik regelmatig tussendoor mijn email checkte om klantvragen te beantwoorden. Ik merkte zelf dat ik hierdoor mijn focus verloor. Daarna maakte ik vaak de taak waarmee ik bezig was niet meer af en begon weer aan iets anders. Aan het einde van de dag was ik dan een tikje gefrustreerd omdat ik het gevoel had dat ik veel te weinig gedaan had.

Leg je mobieltje buiten handbereik en zet deze op niet storen. Want al die piepjes leiden af. Als er een melding komt van Facebook of Whatsapp, maakt je dat toch weer nieuwsgierig. Nu leg ik mijn telefoon bewust uit het zicht en probeer ik mijn email alleen op vaste tijdstippen te checken.

Aan het begin van mijn werkdag.
Net na de lunch.
Aan het einde van mijn werkdag.

Natuurlijk willen klanten graag snel een antwoord, maar ze zitten echt niet te wachten totdat jij een antwoord geeft. Ze gaan ook gewoon door met hun werkzaamheden. Als het echt dringend is bellen ze wel of sturen ze een Whatsapp bericht.

5. Maak een FAQ pagina

Een andere manier om veel tijd te besparen is door een FAQ pagina te maken. Als je veel tijd kwijt bent aan het beantwoorden van emails waarin steeds dezelfde vragen gesteld worden, plaats dan op je website een FAQ pagina waarop je deze vragen beantwoordt. Met zo’n FAQ pagina op je blog of website, kunnen klanten de antwoorden al vinden op je website die ze je per mail wilde stellen. De link naar die pagina kun je eventueel ook mailen naar nieuwe klanten.

6. Plan je blogs

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar soms heb ik gewoon echt geen zin om een blog te schrijven. Gelukkig zijn er ook genoeg dagen dat ik overloop van inspiratie en helemaal in de flow zit. Mijn advies is om te zorgen dat je van tevoren je blog content inplant. Het is sowieso goed om je content te batchen en vooruit te plannen en te zorgen dat je een voorraadje hebt voor noodgevallen.

7. Plan je social media berichten in

Iedere maandagochtend plan ik mijn social media berichten in voor de hele week. Dan zet ik al een aantal tweets en Facebook berichten klaar zodat ik me daar niet meer druk over hoef te maken. Natuurlijk kan ik altijd nog spontaan berichten plaatsen en reageren op mensen gedurende de dag.

Dit helpt om focus te houden en niet uren op social media rond te hangen terwijl ik aan een blog moet werken. Er zijn genoeg tools om je social media berichten in te plannen.

Hootsuite: hiermee kun je berichten inplannen voor Twitter, Facebook, Linkedin en Instagram.
Tailwind: is perfect om je Pinterest berichten in te plannen.
Later: wil je jouw Instagram berichten inplannen vanaf je laptop in plaats van je telefoon? Met deze app is het allebei mogelijk.

Heb je hulp nodig bij het inplannen van je social media berichten? Weet je niet wat voor soort content je het beste op social media kunt plaatsen? Dan kan mijn Social Media Boost daarbij helpen.

Social Media Boost.

8. Ruim je werkplek op

Als je werkomgeving netjes is, brengt dat ook rust in je hoofd. Hierdoor ben je productiever. Zorg dat je werkplek netjes is en dat je jouw bestanden netjes ordent op je laptop. Dit is voor mij nog weleens een uitdaging 😉 Het bespaart een hoop tijd als je geen uren hoeft te zoeken naar een specifieke file op je laptop. En je kunt je beter focussen op je werk als jij je niet druk hoeft te maken waar dat notitieboekje nu weer ligt.

9. Zorg voor een routine

Het is goed om een planning of schema te maken voor je werkzaamheden. En plan ook voldoende tijd voor ontspanning. Dat doet wonderen om productief en creatief te blijven. Doe wat je iedere dag moet doen en probeer er zoveel mogelijk een routine van te maken. Ook voor je hobby’s. Plan tijd in om te sporten of voor je hobby’s.

Deze goede gewoontes inplannen, kunnen je energie niveau echt een flinke boost geven. Daardoor ben je een stuk productiever. Ik vind het ook fijn om af en toe lekker uit te slapen (ik ben eigenlijk echt geen ochtendmens) maar ik bereik het meeste als ik me echt aan mijn planning houd. Hierdoor krijg ik meer gedaan en kan ik sneller dingen van mijn to-do lijst strepen.

10. Zeg vaker nee

Door gewoon wat vaker 'nee' te zeggen, kun je zeeën van tijd besparen als ondernemer. Vraag je altijd kritisch af of de dingen die je doet ook werkelijk bijdragen aan de doelen die je wil bereiken én of ze passen in je planning. En zeg anders gewoon ‘nee’. Wees hier heel duidelijk in, dat voorkomt irritaties.

Niemand vindt het vreemd als je een keer ‘nee’ zegt of aangeeft dat je op maandag altijd aan je content werkt en dus geen afspraken wil plannen. Jij bent jouw eigen baas en bepaalt dus ook je eigen agenda. En onthoud, als je ‘ja’ tegen iets zegt, betekent dat automatisch dat je ‘nee’ zegt tegen iets anders!

Leestips:

Heb jij nog aanvullende tips? Tips die tijd besparen als ondernemer?

Vind je dit interessant? Pin voor later!