Juiste prioriteiten stellen: werk met deze simpele oefening

Vind je prioriteiten stellen in je werk lastig? Heb je het gevoel dat je veel te veel taken op je bordje hebt als ondernemer? Is je to-do lijst eindeloos lang? En weet je niet goed waar je moet beginnen zodat er helemaal niks meer uit je handen komt? Dit is een hele simpele oefening die je in een kwartiertje kunt doen waardoor prioriteiten stellen in je werk een eitje wordt. 

– Laatste update 5 april 2024 –

Waarom is prioriteiten stellen belangrijk?

Als je een winstgevend bedrijf op wilt bouwen, is het verstandig dat jij je ook op de JUISTE taken focust. Anders doe je maar een dotje, ben je druk met druk zijn, en levert dat natuurlijk niet de gewenste resultaten op. 

En je hebt al zoveel taken op je bordje als ondernemer. Daarom is het goed om prioriteiten te stellen. En te bepalen welke taken het belangrijkst of meest urgent zijn in je business.

Hoe moet je prioriteiten stellen?

Je kunt alleen prioriteiten stellen als je duidelijke doelen hebt, als je weet waar je naartoe werkt. Anders doe je maar wat. En het is ook belangrijk om een agenda bij te houden zodat je weet wat je wanneer moet doen.

Dan kun jij je tijd en werk zo indelen dat je meer gedaan krijgt in minder tijd én ook eerst de taken doet die echt belangrijk zijn. 

Deze taken moeten bijdragen aan je uiteindelijke doelen. Dus de taken die je aanpakt moeten hieraan bijdragen. Zet deze taken in je agenda en doe het dan ook. Zo haal je het beste uit je werkdag en ben je niet bezig met allerlei futiliteiten die eigenlijk niet belangrijk zijn

Splits je doel in specifieke tijdsgebonden taken

Houd altijd jouw doelen voor ogen en weet welke specifieke taken ervoor nodig zijn om dat doel te bereiken. Grote doelen zoals een “online training lanceren” of “webinar geven” splits je op in kleinere takenlijsten. Wat moet er gebeuren en wanneer

Als je alleen het totale project benoemd, is dat veel te groot. Bepaal welke specifieke en tijdsgebonden taken ervoor nodig zijn en welke taken het belangrijkste of meest relevant zijn voor je toekomstige resultaat.

Dus als je een webinar wilt geven, wat is daarvoor nodig? Zo heb je een aanmeldpagina nodig waarop deelnemers zich kunnen registreren, marketingacties om deelnemers te werven, je moet jouw webinar voorbereiden, etc. Dus splits je doel in specifieke takenlijsten en hang er een datum aan.

Leestip:

• Dit zijn de 5 Succesfactoren van online marketing.
• Maak jij deze grote marketing fout die je klanten kost.
• Heb je de juiste weggever om klanten aan te trekken of sla je de plank mis.
• Top 10 fouten met online ondernemen die je absoluut wilt voorkomen.
• Hoe je pijplijn vullen met hongerige klanten die je aanbod willen kopen.

Prioriteiten stellen werk

Als je weet welke taken ervoor nodig zijn om een project af te ronden of je doel te bereiken, dan kun je prioriteiten aanbrengen in deze taken.  

De eerste stap is dat je een to-do lijst maakt. Brainstorm alle taken die moeten gebeuren. Denk daarbij aan een nieuwsbrief schrijven, een aanmeldpagina maken, maar ook je afspraak bij de tandarts of om je auto te laten keuren. Noteer alle taken, je persoonlijke en zakelijke taken op één plek.

Vervolgens kun je prioriteiten aanbrengen en deze taken markeren op basis van urgentie. In bovenstaande video deel ik een hele handige oefening waardoor je simpel en snel kunt bepalen wat de belangrijkste taken zijn voor vandaag, deze week, volgende week en voor later. 

• Maak één lijst met alle taken die je moet doen (zakelijk en privé).
• Markeer de taken op basis van urgentie taken.
• Bepaal wat het allerbelangrijkste is (afhankelijk van je doelen).
• Plan deze in jouw agenda.

Top 3 urgente taken

Als je teveel dingen moet doen, kun je zo overweldigd raken, dat je helemaal niks meer doet. En gebeuren altijd onverwachte dingen of urgente dingen. Daarom is het goed om je dagelijks op 3 belangrijke taken te focussen. 

Dit heet ook wel een MIT-lijst, een Most Important Task lijst. Noteer drie belangrijke taken die je die dag moet uitvoeren (deze taken dragen bij aan je grotere toekomstige doel). 

Plan focus tijd in

Plan iedere dag focus tijd in je agenda. Dit kan 30 minuten zijn, een uur of 1,5 uur. Net wat er voor jou mogelijk is. In deze tijd kun jij je volledig focussen om deze belangrijkste taken uit te voeren. 

Dit is tijd waarin jij je dus niet laat afleiden door andere dingen of geen afspraken plant. Dus telefoon op stil, geen mailtjes checken of andere afleiding zodat je heel gefocust kunt werken aan je 3 belangrijkste taken van die dag. 

Prioriteiten stellen tips

Prioriteiten stellen in je werk is belangrijk zodat je de juiste dingen doet en niet continu achter de feiten aanholt. En dit is dus een hele snelle en simpele methode om focus aan te brengen in de taken die nu belangrijk zijn. Dus ik zal he nog even voor je samenvatten.

• Noteer alle taken, je persoonlijke en zakelijke taken op één plek.
• Houd altijd je doelen in je achterhoofd (welk werk moet je doen om die doelen te behalen). 
• Splits je grotere doelen op in kleinere, specifieke taken.
• Stel jezelf duidelijke deadlines voor die taken.
• Markeer de taken op basis van urgentie met P1, P2 of P3 (zie video voor uitleg). 
• Maak een dagelijkse MIT-lijst met de drie belangrijkste taken die je die dag moet doen.

Als je deze methode toepast zul je verbaasd zijn hoeveel je eigenlijk gedaan krijgt op een dag en in een week. En besteed jij jouw tijd ook aan de juiste taken, dingen die op de lange termijn ook een verschil maken en je dichter bij je doel brengen.

Vind je dit interessant? Pin voor later?